El ciclo anual de información

Cómo mantener los datos del país al día.  El siguiente ciclo demuestra un posible sistema para el manejo de la información del niño, el proyecto 1 (2 para los países que siguen el calendario escolar de septiembre a junio) y las fotos digitales anuales.

1. Promover a los estudiantes al siguiente grado cada fin de año.

2. Graduar a todos los estudiantes que se gradúan al final de ese año escolar.

3. Reunir información del alumno:

   • Primera opción: Imprimir las listas de estudiantes, proyectos, etiquetas de estudiantes activos por escuela y grado.  Enviar informes de las escuelas un mes después del comienzo de clases.  Solicitar al director que ponga en la parte superior del informe los nombres de los maestros de ese grado junto a su clase-sección-aula de clases designada (ejemplo: “A” o “III”).  Pedir a los profesores que revisen las listas de grado para determinar las asignaciones de clase (qué clase, sección, o aula de clases), los retirados (junto con el motivo del retiro de la escuela), nuevos estudiantes y cambios de grados (por ejemplo: qué estudiantes no fueron promovidos).  El director y su equipo administrativo debieran revisar también las listas.

   • Segunda opción: 30 días después del comienzo de clases solicitar las listas completas de las clases de cada escuela.  Identificar los estudiantes retirados, los nuevos, y los estudiantes que no fueron promovidos. Confirmar esta información con la escuela.

4. Ingresar y actualizar la información de las clases-secciones con el nombre del maestro para cada escuela.

5. Asignar los estudiantes a sus clases correspondientes.

6. Imprimir el informe Listas de clases (formulario Informes de Estudiantes).

7. Enviar los informes a las escuelas, 60 días después del comienzo de clase, y pedir a los maestros y directores que verifiquen las listas.

8. Hacer las correcciones que reflejan las listas.

9. Imprimir dos copias del informe Listas de clases.

10. Preparar el Proyecto 1 (2 para países con calendario escolar de septiembre a junio) con las etiquetas o el membrete del programa.  Agruparlos por escuela y clase.  Poner una copia de la Lista de clase con cada folio de proyectos de cada clase.

11. Visitar cada escuela con el equipo del Proyecto 1 (o 2) y el fotógrafo, 90 días después del comienzo de clases.  Después que los estudiantes hayan completado el Proyecto 1 (o 2), pedir a cada maestro lleve su clase, una a la vez, al lugar de donde las fotos serán tomadas.  También debe tener a mano las hojas del proyecto.  El ayudante del fotógrafo debe tener consigo la segunda copia de las listas de clases.  El fotógrafo toma una foto de cada estudiante.  El ayudante del fotógrafo anota el número de la cámara al lado del número del estudiante en la lista de clase, y recoger las hojas del proyecto.  También al mismo tiempo se puede aprovechar y tomar las fotos de los nuevos estudiantes.

12. Hacer las correcciones necesarias a la información de cada registro en la oficina local y luego se enviará la información a SCO como parte del procesamiento del próximo archivo de SCO.

13. Traducir y enviar el Proyecto 1 (o 2) a SCO.

14. Copiar las fotos a un CD o DVD y enviarlo a SCO.

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