Formulario Nuevos Historiales
Fichas--Fotos, Traducir y Enviar

Ficha Fotos.  Facilita dos procedimientos que se usan para tomar y registrar la recepción de fotos.

Imprimir lista para fotógrafo:

1. Seleccione el rango de fechas cuando los historiales fueron añadidos.  Para una sola fecha, escoger la misma fecha de las dos casillas.

2. Apretar el botón Lista para fotógrafo para imprimir la lista.  El informe generado es la  lista por escuela de nuevos estudiantes que necesitan tomarse foto.  Incluye una raya para escribir el número de la foto de la cámara, número de estudiante, nombre y grado. 

3. El fotógrafo lleva la lista a la escuela.  La lista es el control numérico para mantener la relación entre el número del archivo que asigna la cámara y el número del estudiante.  Nótese que este paso no es necesario en cuanto algunos países toman las fotos antes de introducir la información del historial.

Registrar recepción de fotos.  Poner un chequeo (hacer click en el cuadro con el botón izquierdo) en el cuadro pequeño en la columna Foto recibida para registrar que tiene foto y que el historial está listo para enviar.  Apretar el botón Procesar después de registrar la recepción de fotos.  Una vez que se procesa, se actualiza el formulario y los registrados desaparecen.  La fecha del historial está en el formulario en caso de que sea necesario reimprimir la lista para el fotógrafo.

Aviso importante: Los nuevos historiales de estudiantes pendientes de fotos en el formulario Registrar recepción de fotos no se enviarán a la Oficina Central de Patrocinio se registre la recepción de sus fotos correspondientes a través de poner el chequeo en el cuadro y apretar el botón Procesar.

Ficha Traducir.  Los historiales con información pendiente para traducir en la casilla Otra información para el historial aparecerán en la ficha tabular Traducir.  El traductor debe traducir y escribir la traducción en la casilla Inglés.  Entonces poner un chequeo en el cuadro de la columna izquierda.  Apretar el botón Procesar cuando termina las traducciones.

Ficha Enviar.  Los estudiantes que tiene su foto registrada como recibida y que no tiene Otra información para el historial pendiente para traducción aparecerán en el cuadro en la columna izquierda de la ficha Enviar.  Seguir estos pasos para preparar y enviar la información a la Oficina Central de Patrocinio.

1. Presionar el botón Crear paquete para agrupar todos los registros de nuevos historiales en el cuadro en un paquete con la fecha que aparece en el caja amarillada (por defecto la fecha de hoy).  Los registros en el cuadro desaparecen y se unen a ese paquete.

2. Escoger el Programa de patrocinio (LACC por defecto).

3. Escoger la fecha del paquete (el último paquete creado por defecto).

4. Apretar el botón Ver lista para ver el informe de los nuevos historiales del paquete.  Imprimir y archivar el informe como control de comunicación con la Oficina Central de Patrocinio.

5. Apretar el botón Copiar datos al servidor para copiar el archivo de datos al servidor.  Se hace una copia de los datos de los nuevos historiales en dos lugares: 1) La carpeta de C:\LACC\Export y el servidor de SMP.   El archivo en la carpeta Export tendrá el formato mmddaa,xxExportNewCH.txt, donde xx es el número de país.

6. Apretar el botón Enviar lista y aviso por email.  Aparecerá una caja con archivos de diferentes formatos.  Seleccionar el formato .rtf (por defecto) o formato pdf. Un correo electrónico de aviso deberá abrir con el archivo del informe adjunto.  Nótese: Algunos programas de correo electrónico pueden interrumpir la apertura automática de un correo electrónico.  Si esto ocurre, dar permiso para abrir y enviar el correo electrónico.  De no abrirse automáticamente se puede encontrar en la bandeja de salida de correo.  Si esta es la manera que su programa de correo electrónico funciona, es importante que usted configure su programa de correo electrónico para que no se envíen mensajes automáticamente una vez que llegan a la bandeja de salida.

7. Apretar el botón Enviar en la ventana del mensaje de correo electrónico después de verificar que el correo electrónico será enviado a DataTables@LACCOffice.org y a su representante en la Oficina Central de Patrocinio.

Nota: Las fotos no son enviados automáticamente por SMP.  Es necesario copiar a CD o a DVD los archivos originales de alta resolución y enviárselos a la Oficina Central de Patrocinio.

Cómo reenviar nuevos historiales.  Algo pasó y necesito reenviar un grupo de nuevos historiales a la Oficina Central de Patrocinio.  ¿Qué hago?

Determinar la fecha del paquete de nuevos historiales.  Ir al formulario Información (de estudiante).  Buscar el registro de un estudiante que era parte del paquete.  Tomar nota de la Fecha de paquete del nuevo historial.  Si la casilla está vacía, introducir cualquier fecha (como la de hoy) en la casilla.  Sin embargo, debe hacerlo para todos los estudiantes que deben ser parte del paquete.  Escoger la fecha del paquete de la casilla de opciones Paquete.  Completar los pasos de 7 al 11 para cada fecha de paquete diferente.

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