Formulario Nuevos Historiales

Cómo procesar nuevos historiales para enviar a la Oficina Central de Patrocinio.

La ficha del proceso de nuevos historiales consiste de un formulario con cuatro fichas tabulares.  Cada ficha representa las cuatro áreas principales que se usan en el procesamiento de nuevos historiales.

Ficha Introducir.  Cómo introducir nuevos historiales.

1. Escoger de la casilla de opciones el número de la escuela donde asiste el estudiante.

2. Apretar el botón "Generar nuevo número de estudiante".  Automáticamente se genera el próximo número disponible en esa escuela.

3. Introducir el nombre, segundo nombre, apellido paterno, apellido materno, y el mes, día y año de nacimiento.

4. Apretar el botón Comprobar registro duplicado.  SMP compara el nombre, apellido y fecha de nacimiento del registro actual con los demás de la base de datos.

   • Si no hay registros duplicados, abre la ventana con el mensaje, "No hay registros duplicados.  Apretar OK para continuar".

   • Si hay un (o más) registro duplicado, se abre una ventana mostrando la información del posible registro duplicado.  Este es un formulario modal que requiere que el usuario lo cierra antes de continuar.  El usuario debe comparar los registros ya que probablemente es un registro duplicado.  Si es duplicado, no debe añadir el nuevo registro.

5. Introducir el grado, clase (si se sabe), sexo, "vive con", cantidad de hermanos y hermanas, “clase favorita”, “color”, “juego favorito o pasa tiempo favorito” y “¿Qué me gustaría ser cuando sea grande”.

6. Introducir la información particular (familia, salud, etc.) sobre el estudiante en la casilla Otra información para el historial.  Esta información en forma narrativa aparece en el folleto del historial que se usa para promoción y que se envía a los nuevos patrocinadores.  Hay dos cuadros para esta información.  El primero es para registrar la información en el idioma local si no es inglés.  El segundo es para la traducción de la información en inglés.  La Oficina Central de Patrocinio exige la traducción de la información en inglés.  SMP2011 facilita dos maneras de procesar la información.

   • Traducir más tarde.  Si el usuario no puede traducir e introducir en inglés la Otra información para el historial, dejar el segundo cuadro (inglés) en blanco sin poner un chequeo en la casilla Traducción de otra información finalizada.  Un traductor puede volver más tarde al formulario Nuevos Historiales y entrar en la tercera ficha tabular Traducir.  (Véase Ficha Traducir a continuación).

   • Traducir inmediatamente.  Si el usuario domina inglés, puede traducir e introducir la información en inglés en el segundo cuadro.  Entonces, poner un chequeo en la casilla Traducción de otra información finalizada.

7. Introducir la fecha de solicitud (por defecto la fecha de hoy).

8. Introducir la fecha del historial (por defecto la fecha de hoy).

9. El programa de patrocinio es "LACC" por defecto.

10. El Estado en escuela es "Active" (activo) y el Código de patrocinio es "New" (nuevo).

11. Introducir otra información de uso interno.  Esta información no se envía a la Oficina Central de Patrocinio.

12. Apretar el botón Procesar.

13. Se repite el proceso para agregar nuevos historiales adicionales.  El formulario guarda el número de escuela para usar con el próximo registro.

Nótese: Las casillas nombre, apellido paterno, sexo, fecha de nacimiento, grado y  las cuatro de "favorito" deben ser llenadas.

Seguir a la ficha Fotos

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