Formulario Información de Estudiante

Este formulario puede ser usado para ver y modificar casi toda la información del estudiante.  Si una foto es registrada en la base de datos, esta también será mostrada. No es posible modificar el número de estudiante, ni el número y nombre de la escuela.  La casilla Buscar se usa para buscar a un estudiante específico por su número.  Las casillas número, nombres, apellidos, foto, y ubicación de foto aparecen en la columna de izquierda.

El cuadro de opción de registros aparece debajo de la foto.  Por omitir, solo los estudiantes activos aparecen en el grupo.  Escoger la opción "Activo e Inactivo" para incluir todos los estudiantes en la base datos.

El formulario tiene 6 fichas tabulares:

Historial.  Toda la información que aparece en las casillas de color blanco puede ser editada.  La mayoría de información proviene del proceso de ingresar nuevos historiales.  La casilla "Otra información para el historial" es de tipo memo para información de forma narrativa sobre el estudiante.  La misma aparece en el folleto de promoción.  La casilla “Información interna” es para uso interno del país.

Hay dos casillas con función relacionada al sistema Pagos a las Escuelas:

• Patrocinio Pre-pagado (manual).  Está relacionado con las escuelas configuradas para pagar patrocinio de los patrocinados ("Sponsored") y de los previos ("Previous").  Si desea comenzar el patrocinio para un estudiante con código de patrocinio "New", ponga un gancho en el cuadro "Patrocinio pre-pagado".  Ese estudiante recibirá el mismo valor de patrocinio como si estuviera patrocinado.  Se incluirá al estudiante en los informes de pagos a las escuelas.  Nótese: Una vez que el estudiante marcado "Patrocinio pre-pagado" es patrocinado, se debe quitar el gancho.

• En Espera: Estudiantes que tiene un gancho en el cuadro "En Espera" no aparecen en los informes Pagos a Escuelas.  Sin embargo, aparecen en los demás informes.  Hay un informe de los estudiantes "En Espera" en el formulario Informes (de estudiantes), ficha General.

La ficha Historial tiene varias casillas de fecha que funcionan como tipo de control histórico para los diferentes procesos de SMP.  Esta ficha muestra también el Programa de Patrocinio y el Número Secundario si hay, dos casillas utilizadas en países que tienen programas de patrocinio además de LACC.  El formulario muestra también el Número Permanente del estudiante.

Patrocinio.  Muestra el Código de Patrocinio, fecha original de patrocinio, fecha cuando comenzó el patrocinio (aplica al sistema de Pagos a Escuelas), valor de patrocinio (se aplica cuando la opción "Individual" está seleccionada en el formulario Información (Escuelas), ficha Pagos, sección Monto por Estudiante), fecha de la Primera Carta, cuadro Primera Carta Recibida, fecha de envío de la Primera Carta, y un cuadro que muestra un historial de patrocinio del estudiante.  También muestra detalles del patrocinador actual.

Aunque se permita editar la información en el formulario, generalmente la información está manejada por la Oficina Central de Patrocinio y por los procesos de SMP.  Sin embargo, países que manejan otros programas de patrocinio además de LACC pueden editar la información.

Retiro.  El proceso de retirar estudiantes no se maneja en esta ficha.  Sin embargo, la ficha muestra información sobre el retiro del alumno. 

• Reversión a Activo.  En algunos casos, retirados pueden ser revertidos a través de borrar la información en las casillas “Fecha de retiro", "Fecha de envío de retiro", y "Motivo por retirarse de escuela".  Además debe revertir el "Estado en escuela" a "Active".  Es necesario consultar con su representante de la Oficina Central de Patrocinio antes de revertir el retiro para confirmar que no se haya procesado.

Traslado.  El proceso de traslados ha sido eliminado del área de Procesos.  Ahora se realiza en esta ficha de forma individual.  En lugar de crear un nuevo registro en la nueva escuela y cerrar el registro anterior, ahora el nuevo número está agregado al registro permanente del estudiante.  Seguir estos pasos para trasladar a un estudiante de una escuela a otra:

1. Escoger la NUEVA ESCUELA de la casilla de opción donde el estudiante asiste.

2. Apretar el botón Generar nuevo número.  El nuevo número asignado aparece debajo del botón.

3. Apretar el botón Realizar traslado

4. Apretar el botón Actualizar archivos de fotos.  Esto cambia el nombre de los archivos (ambos Pecho a la Cabeza y Cuerpo Entero) al nuevo número de estudiante y actualiza el registro de fotos.

5. Apretar el botón Subir información de traslado.

6. Apretar el botón Enviar email de aviso.  Esto abre un nuevo mensaje de correo electrónico que se envía a la Oficina Central de Patrocinio como aviso del traslado.

Cartas-Regalos.  Facilita un historial de las cartas y regalos que el estudiante ha recibido de su patrocinador(es).  También, muestra si ha escrito una carta de agradecimiento.  Sin embargo, no se maneja el proceso de cartas y regalos desde esta ficha.  La única casilla que puede ser actualizada es el cuadro Recepción de Carta.

Donaciones.  Facilita la historia regalos para cumpleaños (clase 43), patrocinio (clase 45) y regalos especiales (clase 72) de todos los patrocinadores para el estudiante. Esta información no es manualmente introducida en la oficina de país.  Es procesada mediante el archivo SCO.

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