Cinta de Menú

La Cinta de Menú está ubicada encima del formulario principal de SMP.  SMP2011 utiliza los controles de menú incorporados en el motor de base de datos de Access 2010.  A continuación las descripciones de los controles diferentes que están en la cinta.  Nótese: Los controles aparecen y desaparecen, o están activos o inactivo, basado en el estado del SMP, si esté abierto un informe o un formulario, y la casilla activa en el formulario.

La ficha tabular "Archivo" facilita solamente el cierre del programa SMP. 

La ficha tabular "SMP" incluye todos los controles útiles para SMP2011.  La ficha está repartida en seis áreas: Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar, Reports | Informes, y Cerrar vista preliminar.  Los controles para informes están funcionales solamente para informes.  Sin embargo, se puede imprimir el formulario activo.

Portapapeles

El área Portapapeles facilita los botones de recortar, copiar y pegar con el uso de registros de los formularios.  Se puede acceder  estos botones a través de las siguientes combinaciones de teclas: Recortar, ctrl-X; Copiar, ctrl-C; y Pegar, ctrl-V.

Ordenar y filtrar

Los botones en el área Ordenar y filtrar varían basado en el estado de SMP, si está abierto un informe o un formulario, y la casilla activa en el formulario.  El juego completo de controles (en la imagen a la derecha) se muestra cuando el cursor está en una casilla que accede la información guardada en la base de datos.

Filtro (embudo grande) es una herramienta potente que facilita la selección y ordenación según el posible contenido de una casilla.  El control Filtro está disponible solamente cuando el cursor está en una casilla que accede la información guardada en la base de datos.

Ordenar.  El control Ascendente ordena los registros en orden ascendente (números, seguidos por letras de A a Z).  El control Descendente ordena los registros en orden descendente.  Estos controles están activos solamente en formularios.  Nótese: Un formulario guardará la última ordenación utilizada.  Apretar el control Quitar orden para remover la ordenación anterior.

Control Selección.  El control Selección facilita la búsqueda del contenido de la base de datos en un formulario basado en el valor de una casilla.  El control Selección abre a un juego de filtros basado en los valores diferentes de la casilla actual.  Para usar este control, ubicar el cursor en la casilla, buscar o navegar a un registro que tiene el valor que le interesa, hacer click en el control Selección, luego escoger el criterio que le interesa.  El control Alternar filtro se muestra subrayado indicando que el control Selección está activado.  Hacer click en el control Alternar filtro para quitar el filtro.

Control Avanzadas.  El control Avanzadas abre un formulario para una consulta especial (selección y orden).  Facilita el uso de múltiples criterios de selección y de orden.  Se recomienda un conocimiento mayor del uso de consultas y de la estructura de los datos de SMP.  Cuando ha definido los criterios diferentes de selección y de orden, cerrar la ventana de consulta con la "X" en la esquina superior a la derecha.  Entonces, apretar el control grande Filtro para ejecutar la consulta.  El formulario le muestra solamente los registros que cumplen los criterios, y se muestran en el orden según la consulta.  Apretar el control Filtro para quitar el filtro.

Registros

Actualizar todo.  El control Actualizar todo ejecuta de nuevo la consulta que suministra la información que el formulario muestra.

Nuevo.  El control Nuevo abre el formulario en el modo para agregar un nuevo registro.

Guardar.  El control Guardar graba el contenido actual de la casilla a la base de datos, antes de que salga de la casilla.  Por supuesto, tiene el mismo efecto como salir de la casilla.  El control Guardar guarda también el formato el cuadro (ancho de columnas, fuentes, etc.).

Eliminar.  El control Eliminar suprime el registro actual.  A veces este control está deshabilitado por SMP2011.

Revisión ortográfica.  El control Revisión ortográfica revisa la ortografía del contenido del formulario.

Más.  El control Más está habilitado con los formularios de cuadro (hoja de trabajo).  Este control facilita opciones de formato.

Buscar

Buscar.  El control Buscar abre una ventana de menú que facilita la búsqueda de contenido en las casillas del formulario.  Es posible realizar una búsqueda de todas las casillas en un formulario.  Sin embargo, no es la manera más eficiente.  Es mucho mejor ubicarse en la casilla específica y buscar la información dentro de esa sola casilla.  Introducir el valor que está buscando en la casilla "Buscar:".  Luego apretar el botón "Buscar siguiente".  La casilla "Buscar en:" le permite buscar el valor dentro de la casilla actual o dentro de todas las casillas del formulario.  Además, se puede limitar la búsqueda más por medio de la forma exacta de la información en la casilla.

Reemplazar.  El control Reemplazar abre una ventana de menú que funciona igual como el control Buscar, pero que agrega la opción de reemplazar el valor que se busca (casilla Buscar:) con otro valor (casilla Reemplazar por:).

Ir a.  El control "Ir a" abre una ventana de menú que facilita la navegación de registros en el formulario actual.

Seleccionar.  El control Seleccionar facilita la selección de un solo registro de todos los registros que están incluidos en la consulta que suministra los datos para el formulario.

Informes

Imprimir.  El control Imprimir abre la ventana para imprimir el informe.

Configurar página.  El control Configurar página abre una ventana que permite configurar los márgenes u orientación del informe o formulario abierto.  Generalmente no se usa con formularios.

Email (Correo Electrónico).  El control abre una ventana que le solicita al usuario escoger el formato del archivo que se va a enviar por correo electrónico.  Después de escoger el formato, se abre un nuevo mensaje de email y se adjunta el archivo.  Se recomienda que se envíen los informes en formato rtf (parecido de doc) o pdf.  Seguir estas instrucciones para enviar un informe como archivo adjunto:

• Abrir el informe que desea enviar a la Oficina Central de Patrocinio.

• Hacer click en el control Email.  La ventana de formato de archivo se abre.

• Escoger el formato rtf o pdf de la lista.

• Se abre automáticamente un nuevo mensaje con el archivo adjunto. 

PDF.  El control PDF guarda el informe abierto como archivo de formato PDF.

Excel.  El control Excel guarda el informe abierto como archivo de formato Excel.

Word.  El control Word guarda el informe abierto como archivo de formato rft, usado por Word.

Cerrar vista preliminar

El control "Cerrar vista preliminar" cierra el informe abierto en SMP2011.

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